ขอต้อนรับสู่ Knowledge and Fun by GME blog ครับ ส่วนนี้เป็นเรื่องราวเกี่ยวกับเทคนิคการใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel โดยเนื้อหานี้สามารถนำมาประยุกต์ใช้กับงานของคุณ เพื่อช่วยให้คุณทำงานได้ง่ายขึ้น
วันนี้เป็นวิธีการตรวจสอบชื่อที่ซ้ำกันในคอลัมภ์เดียวกัน โดยใช้สูตร countif เพื่อช่วยนะครับ โดยผลลัพธ์จะแสดงเป็นคำว่า TRUE หรือ FALSE ซึ่งในตอนท้ายของ post นี้จะแนะนำวิธีการดูผลลัพธ์ว่าหมายถึงอะไร
*ดูเนื้อหาในรูปแบบ VDO หากไม่สะดวกในการอ่าน
เริ่มกันเลย...สิ่งที่ต้องการ
วันนี้เป็นวิธีการตรวจสอบชื่อที่ซ้ำกันในคอลัมภ์เดียวกัน โดยใช้สูตร countif เพื่อช่วยนะครับ โดยผลลัพธ์จะแสดงเป็นคำว่า TRUE หรือ FALSE ซึ่งในตอนท้ายของ post นี้จะแนะนำวิธีการดูผลลัพธ์ว่าหมายถึงอะไร
*ดูเนื้อหาในรูปแบบ VDO หากไม่สะดวกในการอ่าน
เริ่มกันเลย...สิ่งที่ต้องการ
วิธีทำ
1. จัดชื่ออยู่ในรูปแบบที่ต้องการโดยในกรณีตัวอย่างนี้ เป็นการแยกชื่อตามหน่วยงาน และจัดคำนำหน้า ชื่อ และนามสกุล ให้อยู่กันคนละคอลัมภ์
2. พิมพ์ “=COUNTIF(D:D,D3)>1” ในเซล “f3” ซึ่งหมายถึงให้นำ ข้อมูลใน เซล “d3” (ชื่อ) มาเทียบกับข้อมูลในทุกเซลในคอลัมภ์ “D” (ชื่อ) หากมีมากกว่าหนึ่งค่าที่ตรงกัน ให้แสดงข้อความ TRUE ในเซล “f3” แต่ถ้าไม่มีซ้ำให้แสดงข้อความ FALSE
แล้วจึงพิมพ์ “=COUNTIF(E:E,E3)>1” ในเซล “g3” เพื่อตรวจสอบว่ามีนามสกุลซ้ำกันหรือไม่
3. คัดลอกสูตรที่พิมพ์ในเซล f3 และ g3 วางไปที่เซล f4 ถึง g16
4. ลบสูตรในเซล f9 และ g9 เพื่อลดความสับสน เนื่องจากเป็นบริเวณ ชื่อหน่วยงานไม่ต้องใช้ตรวจสอบค่า
ผลการตรวจสอบชื่อซ้ำแสดงในเซล f3 ถึง f16
ผลการตรวจสอบนามสกุลซ้ำ แสดงในเซล g3 ถึง g16
วิธีดูผลการตรวจสอบ
- กรณี TRUE และ TRUE = มีชื่อและนามสกุลซ้ำ
- กรณี TRUE และ FALSE = มีชื่อซ้ำ แต่คนละนามสกุล
- กรณี FALSE และ TRUE = มีนามสกุลซ้ำ แต่คนละชื่อ
- กรณี FALSE และ FALSE = ไม่มีชื่อและนามสกุลซ้ำ
ข้อจำกัด
กรณีชื่อหรือนามสกุลมีช่องว่าง หรือสะกดผิดอาจตรวจไม่พบ
ทางเลือก
ใช้ sorting แทนวิธีนี้ เพราะจะแสดงชื่อและนามสกุลที่ซ้ำหรือใกล้เคียงกันมาอยู่ใกล้ๆ กันจะทำให้ตรวจสอบง่ายขึ้น
ขอบคุณที่ติดตามครับ
ติดตามตอนอื่นๆ ได้ที่นี่ "งานง่ายด้วย Excel"
|
