สวัสดีครับ ขอต้อนรับเข้าสู่ Knowledge and fun by GME blog. โดย Knowledge and fun by GME blog ส่วนนี้เป็นเรื่องการใช้งานโปรแกรม MS Excel เพื่อช่วยให้การทำงานของท่านง่ายขึ้นครับ
ท่านที่ต้องใช้โปรแกรม MS Excel ในการทำงานคงต้องเจอกับไฟล์ Excel ที่ส่งมาจากแผนกต่างๆ ซึ่งท่านต้องเป็นผู้รวบรวม และจัดทำให้อยู่ในรูปแบบไฟล์เดียวกัน โดยขอยกตัวอย่างกรณี ท่านต้องรวบรวมรายชื่อบุคคล (อาจเป็นชื่อลูกค้าที่จะเชิญมางานของบริษัท) โดยกระจายให้ฝ่ายต่างๆ ช่วยกันรวบรวมและส่งกลับมาให้ท่านจัดให้อยู่ในไฟล์เดียวกัน โดยมีการใส่สีที่เซลเพื่อแสดงสถานะการมาร่วมงาน และท่านได้นำรายชื่อมาเรียงต่อกันใน คอลัมภ์เดียวกันแล้ว และขณะนี้ท่านต้องการที่จะเรียงลำดับตามสีสถานะการมาร่วมงานและให้ชื่อเรียงตามลำดับตัวอักษรจาก ก ไปถึง ฮ ด้วย
หมายเหตุ: ผมได้ทำเป็นรูปแบบ VDO ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ สำหรับท่านที่ไม่สะดวกในการอ่านยาวๆ คลิกตามลิงค์นี้ได้เลยครับ (VDO ประมาณ 5 นาที) "เพิ่มประสิทธิภาพงานด้วย Excel ตอน เรียงชื่อตามสีเซล - Sort by cell color"
ท่านที่ต้องใช้โปรแกรม MS Excel ในการทำงานคงต้องเจอกับไฟล์ Excel ที่ส่งมาจากแผนกต่างๆ ซึ่งท่านต้องเป็นผู้รวบรวม และจัดทำให้อยู่ในรูปแบบไฟล์เดียวกัน โดยขอยกตัวอย่างกรณี ท่านต้องรวบรวมรายชื่อบุคคล (อาจเป็นชื่อลูกค้าที่จะเชิญมางานของบริษัท) โดยกระจายให้ฝ่ายต่างๆ ช่วยกันรวบรวมและส่งกลับมาให้ท่านจัดให้อยู่ในไฟล์เดียวกัน โดยมีการใส่สีที่เซลเพื่อแสดงสถานะการมาร่วมงาน และท่านได้นำรายชื่อมาเรียงต่อกันใน คอลัมภ์เดียวกันแล้ว และขณะนี้ท่านต้องการที่จะเรียงลำดับตามสีสถานะการมาร่วมงานและให้ชื่อเรียงตามลำดับตัวอักษรจาก ก ไปถึง ฮ ด้วย
หมายเหตุ: ผมได้ทำเป็นรูปแบบ VDO ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ สำหรับท่านที่ไม่สะดวกในการอ่านยาวๆ คลิกตามลิงค์นี้ได้เลยครับ (VDO ประมาณ 5 นาที) "เพิ่มประสิทธิภาพงานด้วย Excel ตอน เรียงชื่อตามสีเซล - Sort by cell color"
เริ่มกันเลย...
1. คุณได้รับรายชื่อลูกค้าจากแผนกต่างๆ พร้อมแสดงสถานะการมาร่วมงานด้วยสี เขียว (มา), เหลือง (รอคำตอบ), แดง (ไม่มา)
2. คุณนำรายชื่อของแต่ละแผนกมาวางต่อกันในไฟล์เดียวกัน
3. คัดลอกข้อมูลจากเซล “b3” ถึง “e16” มาวางที่เซล “g3” ถึง “j16” เพื่อใช้เซล “b3 ถึง e16”เป็นข้อมูลสำรอง และเอาไว้สำหรับตรวจสอบกับผลลัพธ์
4. เลือกเซล “g4” ถึง “j16”
5. คลิกแทป “DATA”
6. คลิกคำสั่ง “Sort”
7. เมื่อหน้าจอ “Sort” เปิดขึ้นให้คลิกที่ v ที่ Sort by ซึ่งจะเป็นการเปิดรายการคอลัมภ์ตามข้อมูลที่เลือกก่อนหน้า
8. คลิกเลือก “Column L” เพื่อให้เรียงลำดับตามข้อมูลใน Column L ซึ่งเป็น “ชื่อ”
หากต้องการแสดงเป็นชื่อหัวตาราง แทนชื่อคอลัมภ์ ให้คลิกที่หน้า “My data has headers”
ชื่อคอลัมภ์จะเปลี่ยนเป็นชื่อหัวตารางแทน
9. คลิกปุ่มเมนู ( v )ของ Sort On
10. คลิกเลือก Cell Color หมายความว่าต้องการเรียงลำดับตามสี โดยจะมีแถบสีปรากฎด้านหลัง
กรณีนี้เลือกสีเขียว เพื่อให้เรียงชื่อผู้ที่ยืนยันว่ามาร่วมงานเป็นลำดับต้น
12. เพิ่มเงื่อนไขเพื่อสั่งให้ sort สีถัดไปโดย คลิกปุ่ม Add Level
13. หลังคลิกปุ่ม Add Level จะปรากฎรายการเงื่อนไขในบรรทัดต่อมา ในช่อง Then by เลือก “ชื่อ” และในช่อง Sort On เลือก Cell Color สุดท้าย ในช่อง Order เลือก สีเหลือง (ทำตามขั้นตอนที่ 9-11)
14. คลิก Add Level เพื่อ sort สีถัดไป (สีแดง) ตามขั้นตอนที่ 13
15. กำหนดเงื่อนไขครบทุกสีแล้ว คลิก Ok
ผลลัพธ์ที่ได้ จะแสดงเซล ที่มีสีเขียวอยู่ด้าน บน โดยเรียงลำดับตัวอักษร ตามชื่อ เริ่มจากสระ แล้วจึงตามด้วยตัวอักษร คือ โ, สุ, ป, ส
จากนั้นตามด้วยสีเหลือง และสีแดงตามลำดับ โดยแต่ละสีมีการเรียงลำดับตัวอักษร จาก สระ – ฮ เช่นกัน
กรณีไม่ได้สำรองข้อมูลไว้ สามารถ Sort ให้กลับคืนเป็นแบบต้นฉบับได้โดยให้ sort ตาม “ลำดับ”
สำหรับการจัดเรียงชื่อตามสีเซลก็จบขั้นตอนลงเท่านี้ครับ ท่านสามารถทดลองทำ และประยุกต์ให้เข้ากับงานของท่านต่อไปครับ
*ดูในรูปแบบ VDO
*ดูในรูปแบบ VDO
ขอบคุณที่ติดตามครับ พบกันใหม่ในหัวข้อถัดไปครับ
ติดตามตอนอื่นๆ ได้ที่นี่ "งานง่ายด้วย Excel"