How to create a .CSV file - วิธีสร้างไฟล์ .csv
The last task in the data importing process is to convert the data into a required format of the target application. According to my experience, mostly application required data in a .csv (Comma-Separated Values) format. How ever, some applications may require a .txt file or the other format. This post I will share a simple way to prepare data from Excel to .csv.
Note: Please be aware that if data in your Excel sheet also has a comma sign, when you preview in .csv on the Notepad, that data will display under double quote " ". This is may cause an error when you import the .csv to the target application unless the target application accepts this special character. Another thing to be concerned, many applications require encoding of the .csv in utf8 if the data is non-English character.
งานสุดท้ายที่ต้องทำในกระบวนการนำเข้าข้อมูลคือการเตรียมข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ระบบงานเป้าหมายต้อง จากประสบการณ์ของผม ระบบงานส่วนใหญ่ต้องการไฟล์ที่จะนำเข้าในรูปแบบ .csv (Comma-Separated Values) แต่ก็เคยพบว่าบางระบบงานอาจต้องการข้อมูลที่จะนำเข้าในรูปแบบไฟล์ .txt หรือรูปแบบอื่น ในโพสนี้ผมจะแสดงวิธีการง่ายๆ ในการเตรียมข้อมูลจาก Excel ให้อยู่ในรูปแบบ .csv
หมายเหตุ: ในกรณีที่ข้อมูลใน Excel มีเครื่องหมายลูกน้ำ (comma) เมื่อเปลี่ยนให้อยู่ในรูปแบบ .csv ข้อมูลดังกล่าวจะถูกแสดงในเครื่องหมายคำพูด (Quote) " " ซึ่งอาจเป็นสาเหตุของ error เมื่อนำเข้าระบบงานเป้าหมาย ถ้าหากระบบงานเป้าหมายไม่รองรับเครื่องหมายดังกล่าว
มีอีกข้อที่ต้องพึงระวังคือ กรณีข้อมูลเป็นภาษาไทย ในหลายๆ ระบบงานจะรองรับเฉพาะ ไฟล์ .csv ที่ มีการ encoding แบบ utf8 ด้วยมิฉะนั้นข้อมูลในระบบจะแสดงเป็นภาษาที่อ่านไม่ได้
Please find instruction to create .csv from the Excel below - ขั้นตอนการสร้างไฟล์ .csv จาก Excel มีดังนี้
1. On the Excel sheet, click on the menu "File". - บนหน้าจอ Excel คลิกที่เมนู File
2. Then, click on a "Save As" menu on the left side of the screen and select the target folder.
คลิกที่เมนู Save As บนหน้าจอด้านซ้ายมือ แล้วคลิกเลือก Folder ที่ต้องการ
3. Next, click on the type of the file in the "Save as type:". คลิกที่ชื่อชนิดไฟล์ในกล่อง Save as type:
4. Then, click to select CSV (Comma delimited) (*.csv) from the pull-up list. แล้วคลิกที่ CSV (Comma delimited) (*.csv) จากรายการที่เปิดขึ้น
5. Next, click the Save button. แล้วคลิกปุ่ม Save
6. Now, you will be back to the Excel screen, click "No" on the popup window. หน้าจอจะเปลี่ยนกลับมาเป็นหน้าจอ Excel ให้คลิกปุ่ม No บนหน้าต่างข้อความแจ้งเตือน
7. The Save As screen will be displayed again, this time click the "Cancel" button. หน้าจอจะเปลี่ยนเป็นหน้าจอ Save As อีกครั้ง คราวนี้ให้คลิกที่ปุ่ม Cancel
8. The .csv file then will be created in the selected folder. However, your screen now is showing an Excel sheet, click on the folder icon to check out the .csv file. ขณะนี้ไฟล์ .csv ได้ถูกสร้างและจัดเก็บใน Folder ที่เลือกแล้ว แต่หน้าจอจะยังแสดงเป็น Excel อยู่ ให้คลิกที่ไอคอน Folder เพื่อไปดูไฟล์ .csv ที่สร้างไว้
9. In the folder, you will see a .csv file. จะพบไฟล์ .csv แสดงอยู่ใน Folder
10. To see the data in the .csv file through the Notepad, make a right-click on the .csv file and click on "Open with" then, "Notepad". การเปิดดูข้อมูลในไฟล์ .csv ผ่านโปรแกรม Notepad ให้คลิกขวาเม้าส์ ที่ชื่อไฟล์ .csv แล้วเลือก Open with แล้วจึงเลือก Notepad
11. Then, the .csv file will display on the Notepad. ไฟล์ .csv จะแสดงบนโปรแกรม Notepad
12. The data in each column on the Excel sheet will be separated by a comma.
ข้อมูลที่แสดงเป็นคอลัมน์บน Excel จะแสดงบน Notepad โดยมีเครื่องหมายลูกน้ำ (Comma) คั่น
Excel - เอ๊กเซล - data import - data migration - นำเข้าข้อมูล - csv - แปลงไฟล์ csv
