MS Excel - Preparing data for migration - Importing data to Excel - การเตรียมข้อมูลสำหรับ Migrate - การนำข้อมูลเข้าสู่ Excel
Mostly the existing system will allow you to export data as text or csv format. Once you get those file you can import to Excel and do cleansing like removing space, check for reserved character or symbol. After cleansing you can save the Excel file as .txt or .csv up to new system importing condition. To import data to Excel please follow below.
ส่วนใหญ่โปรแกรมปัจจุบันของคุณจะอนุญาตให้ส่งออกข้อมูลได้ในรูปแบบของ text หรือ csv เมื่อได้ไฟล์ข้อมูลแล้วคุณสามารถนำเข้าสู่ Excel แล้วตกแต่งไฟล์ เช่น ลบ space หรือ ลบตัวอักษร หรือ เครื่องหมายต้องห้ามออกจากข้อมูล แล้วจึง บันทึก Excel เป็น .txt หรือ .csv ตามเงื่อนไขการนำเข้าข้อมูลของโปรแกรมใหม่ การนำข้อมูลจากระบบปัจจุบันเข้าสู่ Excel สามารถทำได้ดังนี้
1. Once you get data from the existing system (in this example data is in .txt format), just open the file with Notepad and explore thorough the file to understand the data structure (whether this data is separate by space or tab or comma or anything else like | (pipe))
เมื่อได้ไฟล์ข้อมูลจากระบบปัจจุบัน (ในตัวอย่างนี้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบ .txt) เปิดไฟล์ข้อมูลด้วยโปรแกรม Notepad แล้วดูรายละเอียดของข้อมูล เพื่อทำความเข้าใจว่าข้อมูลนี้แบ่งคอลัมน์ด้วยอะไร เช่น แทป คอมม่า ช่องว่าง หรืออย่างอื่นเช่น ขีดขั้น(ไปป์)
2.Then, open Excel and click on "DATA" tab. Next, click on "From Text".
แล้วจึงเปิดโปรแกรม Excel แล้วคลิกที่แทป DATA แล้วจึงคลิกที่ From Text
3.Browse to the data file and click on the file icon. Then click "Import".
ค้นหาไฟล์ข้อมูลที่ต้องการ import เมื่อพบไฟล์ คลิกที่ชื่อไฟล์ แล้วคลิก Import.
4.Then "Text Import Wizard" will popup. Click on "Delimited" and select proper "File origin".
Please note: The proper "File origin" will show correct data characters in "Preview box" down the window. Then click "Next".
เมื่อหน้าต่าง Text Import Wizard เปิด ให้คลิกที่ Delimited แล้วเลือก File origin ที่ถูกต้อง
หมายเหตุ: File origin ที่ถูกต้องจะแสดงตัวอักษรที่ถูกต้องในช่อง Preview ด้านล่างของหน้าต่าง
แล้วคลิก Next
The example here show incorrect "File origin". Data in "Preview" box will show unreadable characters. Mostly I found in Thailand "File origin" should be 874: Thai (Windows),
65001: Unicode (UTF-8) , Windows (ANSI)
ตัวอย่างข้างล่างนี้แสดงกรณีเลือก File origin ผิด จะเห็นว่าข้อมูลในกล่อง Preview จะแสดงด้วยตัวอักษรที่อ่านไม่ออก ส่วนใหญ่ที่ผมพบ File origin จากข้อมูลที่ส่งออกจากโปรแกรมในประเทศไทย คือ 874: Thai (Windows), 65001: Unicode (UTF-8) , Windows (ANSI)
Please note: This is depend on data structure in the text file whether it separate column using tab or space or comma.
ในหน้าจอ Step 2 ให้ติ๊กที่กล่องหน้า Tab แล้วข้อมูลในกล่องจะแสดงแบบแบ่ง คอลัมน์
หมายเหตุ: ขึ้นอยู่กับโครงสร้างของข้อมูลว่ามีการแบ่งคอลัมน์ ด้วย แทป หรือ ค่าว่าง หรือ คอมม่า
6.On Step 3, select all data in "Data preview" and click on box in front of "Text". Then click "Finish".
ในหน้าจอ Step 3 เลือกข้อมูลทั้งหมดในกล่อง Data preview แล้วคลิกกล่องหน้า Text แล้วคลิก Finish.
7.Then "Import Data" window will popup. Click on the cell that you want the data to start import. Click "Ok". เมื่อหน้าต่าง Import Data เปิด ให้คลิกที่เซลล์ที่ต้องการให้ข้อมูลเริ่มแสดง แล้วคลิก OK
8. Data then start importing from the selected cell. This is end of importing data.
ข้อมูลจะถูกนำเข้าเริ่มจากเซลล์ที่เลือก เป็นการเสร็จสิ้นการนำเข้าข้อมูลสู่ Excel
