ท่านที่ต้องใช้โปรแกรม MS Excel ในการทำงานคงต้องเจอกับไฟล์ Excel ที่ส่งมาจากแผนกต่างๆ ซึ่งท่านต้องเป็นผู้รวบรวม และจัดทำให้อยู่ในรูปแบบไฟล์เดียวกัน ซึ่งหากไม่ได้มีการกำหนดรูปแบบ (Format) ที่แน่นอนก่อนจะส่งไปให้คนอื่นๆ ช่วยกันกรอกข้อมูล หรือแม้แต่ทำรูปแบบแล้ว ผู้กรอกอาจละเลยหรือกรอกมาไม่ตรงกับรูปแบบ ลองมาดูตัวอย่างนี้กันครับ โดยขอยกตัวอย่างกรณี ท่านต้องรวบรวมรายชื่อบุคคล (อาจเป็นชื่อลูกค้าที่จะเชิญมางานของบริษัท) โดยกระจายให้ฝ่ายต่างๆ ช่วยกันรวบรวมและส่งกลับมาให้ท่านจัดให้อยู่ในไฟล์เดียวกัน สุดท้ายท่านได้รับรายชื่อมาสองรูปแบบคือ คำนำหน้าชื่อ ชื่อ และนามสกุล อยู่ในคอลัมน์เดียวกัน อีกแบบคือ คำนำหน้าชื่อ ชื่อ และนามสกุล อยู่กันคนละ คอลัมน์ ลองมาดูกรณีที่ท่านต้องการให้ คำนำหน้าชื่อ ชื่อ และนามสกุล อยู่คนละคอลัมน์กัน โดยกรณีนี้ต้องใช้คำสั่ง "Text to columns" ช่วยในการแยก ข้อมูลที่อยู่ในเซลเดียวกันแต่ถูกแยกด้วยจุลภาค(Comma) หรือ ช่องว่าง (Space) ให้ไปอยู่คนละคอลัมน์กัน
*สำหรับท่านที่ไม่สะดวกในการอ่านรายละเอียด สามารถดูในรูปแบบ VDO ที่นี่
เริ่มกันเลย...สิ่งที่ต้องการ
*สำหรับท่านที่ไม่สะดวกในการอ่านรายละเอียด สามารถดูในรูปแบบ VDO ที่นี่
เริ่มกันเลย...สิ่งที่ต้องการ
วิธีทำ..
1. ตรวจสอบช่องว่างระหว่าง คำนำหน้าชื่อ ชื่อ นามสกุล
โดยปกติไฟล์ที่ส่งมา จะมีการเว้นช่องว่างระหว่างคำนำหน้าชื่อ ชื่อ และนามสกุลอยู่แล้ว แต่อาจมีระยะว่างไม่เท่ากัน หรืออาจใช้จุลภาค (Comma) ในการแยกคำในตัวอย่างนี้มีทั้งช่องว่างไม่เท่ากัน ไม่มีช่องว่าง และการใช้จุลภาค...ติดตามดูผลความแตกต่างในบทเรียนนี้
2. คัดลอก (copy) ข้อมูลจากเซล “c3” ถึง “c11” เพื่อเป็นการสำรองข้อมูลไว้ก่อน
3. วางข้อมูลที่คัดลอกที่เซล “d3” ถึง “d11”
4. เลือกเซล “d3” ถึง “d11”
5. คลิกแทป “DATA”
6. คลิกเมนู “Text to Columns”
7. หน้าต่าง “Convert Text to Columns” Step 1 จะเปิดขึ้น
8. บนหน้าจอ Step 1คลิกที่วงกลมหน้า “Delimited”
9. แล้วคลิกปุ่ม “Next” จะเปิดหน้าต่าง Step 2
10. ในหน้าต่าง Step 2 คลิกที่ช่องสี่เหลี่ยมหน้า Comma และ Space
หมายความว่าต้องการให้แยกบริเวณที่มี comma (จุลภาค) และ space (ช่องว่าง) ไปอยู่คนละคอลัมน์ โดยในกรณีที่ข้อมูลของท่านไม่มีการแบ่งข้อความด้วย Comma ไม่ต้องติ๊กที่ช่องนี้ได้
11. ตัวอย่างจะแสดงในช่องนี้ (ปรับเงื่อนไขในข้อ 10 ได้)
12. เสร็จแล้วคลิก Next>
13. ในหน้าต่าง Step 3 คลิกที่วงกลมหน้า “General”
14. ตัวอย่างจะแสดงในช่องนี้ (ปรับเงื่อนไขในข้อ 11 ได้)
15. เสร็จแล้วคลิก Finish
16. ข้อมูลในคอลัมน์ D จะถูกแยกไปใน คอลัมน์ E และ F ตามลำดับ
17. ความห่างของช่องว่าง (Space) ไม่มีผลกับการแยกคอลัมน์
18. แต่หากไม่มีช่องว่างเลย ข้อความนั้นจะไม่ถูกแยก
19. สามารถแยกข้อความที่ถูกคั่นด้วย comma ได้
จบขั้นตอนการแยกคอลัมน์ ด้วยคำสั่ง Text to Columns แล้วครับ ลองทดลองทำดูด้วยตัวอย่างข้อมูลของคุณเองนะครับ ผมมั่นใจว่าทดลองทำเพียงครั้งเดียวคุณก็จะเข้าใจและสามารถประยุกต์ใช้คำสั่งนี้ได้ครับ
|
