ท่านที่ต้องใช้โปรแกรม MS Excel ในการทำงานคงต้องเจอกับไฟล์ Excel ที่ส่งมาจากแผนกต่างๆ ซึ่งท่านต้องเป็นผู้รวบรวม และจัดทำให้อยู่ในรูปแบบไฟล์เดียวกัน ซึ่งหากไม่ได้มีการกำหนดรูปแบบ (Format) ที่แน่นอนก่อนจะส่งไปให้คนอื่นๆ ช่วยกันกรอกข้อมูล หรือแม้แต่ทำรูปแบบแล้ว ผู้กรอกอาจละเลยหรือกรอกมาไม่ตรงกับรูปแบบ ลองมาดูตัวอย่างนี้กันครับ โดยขอยกตัวอย่างกรณี ท่านต้องรวบรวมรายชื่อบุคคล (อาจเป็นชื่อลูกค้าที่จะเชิญมางานของบริษัท) โดยกระจายให้ฝ่ายต่างๆ ช่วยกันรวบรวมและส่งกลับมาให้ท่านจัดให้อยู่ในไฟล์เดียวกัน สุดท้ายท่านได้รับรายชื่อมาสองรูปแบบคือ คำนำหน้าชื่อ ชื่อ และนามสกุล อยู่ในคอลัมน์เดียวกัน อีกแบบคือ คำนำหน้าชื่อ ชื่อ และนามสกุล อยู่กันคนละ คอลัมน์ ลองมาดูกรณีที่ท่านต้องการให้ คำนำหน้าชื่อ ชื่อ และนามสกุล อยู่ในคอลัมน์เดียวกันก่อนนะครับ โดยกรณีนี้ต้องใช้สูตร "&" ช่วยในการผนวก ข้อมูลในแต่ละเซล เข้าด้วยกัน และเราสามารถทำทีละคอลัมน์ให้รวมกันได้โดยไม่ต้องทำทีละเซล
*สำหรับท่านที่ไม่สะดวกอ่านรายละเอียด สามารถดูรายละเอียดในรูปแบบ VDO ได้ที่นี่
เริ่มกันเลย...สิ่งที่ต้องการ..
*สำหรับท่านที่ไม่สะดวกอ่านรายละเอียด สามารถดูรายละเอียดในรูปแบบ VDO ได้ที่นี่
เริ่มกันเลย...สิ่งที่ต้องการ..
วิธีทำ...
1. คลิกขวาที่หัวคอลัมน์ C
2. เมื่อเมนูปรากฎ คลิก Insert เพื่อเพิ่มคอลัมน์ใหม่
3. ทำแบบเดียวกันกับ คอลัมน์ E
4. หลังจาก Insert คอลัมน์ใหม่ จะได้ คอลัมน์ C เป็นคอลัมน์เปล่า โดยชื่อจะมาอยู่ในคอลัมน์ D และคอลัมน์ E ก็เป็นคอลัมน์เปล่า ส่วนนามสกุลจะมาอยู่ในคอลัมน์ F
5. คลิกที่เซล “c3” แล้วเคาะ “space bar” บนคีย์บอร์ดสองครั้งแล้วเคาะ “Enter” และทำแบบเดียวกันกับเซล “e3”
6. คลิกที่มุมขวาล่างของเซล “c3” (คลิกค้างไว้)
7. ลากเม้าส์ (แดรก) ลงมาจนถึงเซล “c11” แล้วปล่อยเม้าส์
หมายเหตุ: ขั้นตอนที่ 6 และ 7 เป็นการ copy ค่าว่างที่เคาะ space bar จากเซล “c3” มาวางในเซล “c4” จนถึงเซล “c11”
8. ทำวิธีเดียวกันกับเซล “e3” แล้ว copy ใส่เซล “e4” จึงถึงเซล “e11”
ต่อไป เราจะใช้ เซล “g3” ถึงเซล “g11” แสดงผลการรวมคอลัมน์
9. คลิกเซล “g3” แล้วพิมพ์ “=b3&c3&d3&e3&f3” แล้ว Enter
หมายเหตุ: ขณะพิมพ์ “b3”, “c3”, “d3”, “e3”และ “f3” จะมีไฮไลท์สีแสดงตามลำดับ
ขณะนี้ผลของการรวมเซล “b3”, “c3”, “d3”, “e3”, “f3” จะแสดงใน “g3”
และจะเห็น spaces ระหว่าง คำนำหน้า และชื่อ และนามสกุล เพราะมีการใส่ space ใน c3 และ e3
ถ้าไม่ใส่ space คำนำหน้า ชื่อ นามสกุลจะติดกัน เหมือนภาพนี้
10. ถัดมา ให้ copy เซล “g3” มาวางบนเซล “g4” จนถึงเซล “g11” ผลลัพธ์เป็นตามรูปด้านล่าง
แต่ขณะนี้ยังไม่สามารถเอาผลลัพธ์นี้ไปใช้ได้ เพราะถ้าคลิกที่เซลใดๆ ระหว่าง g3 ถึง g11 จะเห็นว่าไม่ได้แสดงเป็นชื่อแต่แสดงเป็นสูตร เช่น คลิกที่เซล “g4” จะเห็นสูตร“=B4&C4&D4&E4&F4”
จึงเหลืออีกหนึ่งขั้นตอนนึง คือทำให้เป็นค่าจริง
11. การทำให้เป็นค่าจริงทำได้โดย Copy แล้ว pasted special (values) โดยเราจะเริ่มจาก copy จากเซล “g3” จนถึงเซล “g11” ตามขั้นตอนในรูปด้านล่าง
จากนั้น paste special (values) ลงที่เซล “h3” จนถึง “h11” ตามขั้นตอนในหน้าจอด้านซ้ายมือ
เสร็จสิ้นกระบวนการแล้ว....
หากลองเอาเม้าส์คลิกที่ เซลใดๆ ระหว่าง “h3” ถึง “h11” จะพบว่าแสดงเป็น คำนำหน้า ชื่อ นามสกุล
ตอนนี้สามารถ copy ไปวางใน Excel หน้าอื่นได้ต่อไป
ขอบคุณที่ติดตามครับ
ติดตามตอนอื่นๆ ได้ที่นี่ "งานง่ายด้วย Excel"
|
