MS Excel - Preparing data for migration - Removing blank rows - การลบ Row ที่ว่าง

MS Excel - Preparing data for migration - Removing blank rows - การเตรียมข้อมูลสำหรับ Migrate - การลบ Row ที่ว่าง

Data preparation for migration can be done through MS Excel and convert to .csv file. This task can be done by team coordinator who is familiar with MS Excel no need to waste time of programmer to create a program to do this task. This example, will show how to remove blank row which you may get when export data from some application.

การเตรียมข้อมูลสำหรับทำ data migration สามารถใช้ MS Excel ช่วย ในการเตรียมแล้วจึง convert ไปเป็น .csv โดยหน้าที่สามารถทำได้โดยบุคลากรในทีมที่สามารถใช้โปรแกรม MS Excel ได้ โดยไม่ต้องเสียเวลาให้โปรแกรมเมอร์มาเขียนโปรแกรมในการเตรียมข้อมูล สำหรับตัวอย่างนี้จะเป็นการลบ Row ว่างที่อาจจะติดมาในตอนที่ export ข้อมูลออกจากระบบงานปัจจุบันที่คุณใช้อยู่

1.Once you get data from your existing application just import into Excel and look through the data to understand how the blank rows stay in your data.

หลังจากได้ข้อมูลจากระบบปัจจุบันและทำการ import เข้ามาใน Excel แล้ว ให้ทำความเข้าใจกับข้อมูลโดยการตรวจสอบดูว่ามี Row ว่างแสดงอยู่ในส่วนใดของข้อมูลบ้าง

2.In this example, blank rows are randomly stay in between rows that contain data. Also each row contain data completely. So it safe to remove the blank rows.
ในตัวอย่างนี้ Row ที่่ว่างจะแทรกอยู่อย่างไม่เป็นรูปแบบกับ Row ที่มีข้อมูล และแต่ละ Row ที่มีข้อมูลจะมีข้อมูลอยู่อย่างสมบูรณ์ รูปแบบนี้สามารถลบ row ที่ว่างได้ โดยไม่กระทบข้อมูล

3.We will start by adding Row ID by creating series of number initiate with a character (this helping in sorting later) on a column before first column of data.
เราจะเริ่มจากสร้าง Row ID โดยให้ขึ้นต้นด้วยตัวอักษรเพื่อให้ง่ายต่อการ sort ภายหลัง โดยเพิ่มใน คอลัมน์แรกก่อนคอลัมน์ที่มีข้อมูล

 4.Select are of data and Row ID เลือกพื้นที่ทั้งหมดของข้อมูลรวมทั้ง Row ID

 5.Click on "Data" tab and click "Sort". คลิกที่แทป Data แล้วคลิก Sort

 6.When "Sort" window shows, click box in front of "My data has headers". If you want to leave first row out from the sorting. เมื่อหน้าต่าง Sort เปิดขึ้นคลิกที่หน้า My data has headers หากต้องการให้เว้น Row แรกไว้เป็น header โดยไม่ต้องนำไป Sort

 7.In case you leave first row as header when click on "Sort by", drop list will show data in first row. You can just click on second item from top to be sorted by.
กรณีเลือก Row แรกเป็น header เมื่อคลิกที่ Sort by จะแสดงรายการข้อมูลใน Row แรก ให้คลิกที่รายการที่ 2 เพื่อ sort ตาม column ที่ 2.

 8. In case you include first row in the sorting, when click on "Sort by", drop list will show column name instead. You just click on second item from top to be sorted.
กรณีรวม Row แรกในการ Sort ด้วย เมื่อคลิกที่ Sort by จะแสดงรายชื่อคอลัมน์ (แทนข้อมูลใน row แรก) แล้วให้คลิกที่รายการที่ 2 เพื่อ Sort ตาม column ที่ 2

 9.In this example, we will leave first row as header, then we will sort by "ลำดับ-No.". Then click "OK". ในตัวอย่างนี้จะให้ Row แรกเป็น header ดังนั้นเราจะเลือก "ลำดับ-No." ใน Sort by แล้วคลิก OK

 10.Then data will be sorted by item "No.". Blank rows will be separated from data. ข้อมูลจะถูก Sort โดยคอลัมน์ "ลำดับ" และ Row ที่เป็นค่าว่างจะถูกแยกต่างหากจากข้อมูล

 11.Then select blank "Rows" and remove them. แล้วเลือก Row ที่เป็น Blank แล้วลบออก

 12.Then make data to be in a previous order by sort again by first column (This is very useful in case you data doesn't have ID when export from existing system). แล้วจัดเรียงข้อมูลให้กลับสู่ตำแหน่งเดิมโดย Sort by คอลัมน์แรก (กรณีนี้จะจำเป็นมากเมื่อข้อมูลแต่ละ Row ไม่มีเลขลำดับส่งออกมาด้วย)

 13.Then delete first column (Row ID) off. Now you will get data without blank row.  แล้วลบคอลัมน์แรกที่เป็น Row ID ออก ซึ่งจะทำให้คุณได้ข้อมูลแบบเดิม แต่ไม่มี Row ว่าง

• Tweet
• Share
• Share
• Share
• Share

About Admin

Related Post